Forderungsmanagement: Was vor der Mahnung zählt

Die Leistung ist erbracht, die Rechnung versandt. Im besten Fall folgt kurz darauf die Zahlung und der Vorgang ist abgeschlossen. Bleibt das Geld jedoch aus, beginnen häufig Erinnerungen, Telefonate und Mahnungen, während die offene Forderung zunehmend Zeit bindet und die Liquiditätsplanung belastet.

Viele Unternehmen betrachten Forderungsmanagement erst ab diesem Zeitpunkt als eigenes Thema. Ob eine Forderung schnell bezahlt oder später mit erheblichem Aufwand durchgesetzt wird, entscheidet sich aber oft schon früher: bei der Vertragsgestaltung, der Dokumentation der Leistung, der Rechnung und den internen Abläufen.

Der Vertrag legt die Grundlage

Bevor eine Rechnung gestellt wird, sollte feststehen, welche Leistung geschuldet ist, wie Änderungen und Zusatzleistungen behandelt werden und wann die Vergütung fällig wird. Gerade bei länger laufenden Projekten sind Abschlagszahlungen, Leistungsabschnitte, Abnahmen und Mitwirkungspflichten des Kunden wichtige Stellschrauben.

Zahlungsbedingungen sollten dabei nicht erstmals auf der Rechnung erscheinen. Sie gehören in den Vertrag oder in wirksam einbezogene Allgemeine Geschäftsbedingungen. Je klarer die Vereinbarungen sind, desto weniger Raum bleibt später für Streit darüber, ob die Leistung vollständig erbracht, abgenommen oder bereits zu bezahlen ist.

Eine gute Rechnung ist mehr als formal richtig

Eine Rechnung muss die jeweils erforderlichen steuerlichen Angaben enthalten. Ebenso wichtig ist jedoch, dass sie für den Empfänger ohne zusätzliche Nachforschungen nachvollziehbar ist. Leistungsbeschreibung, Leistungszeitraum, Bestell- oder Vertragsbezug, vereinbarte Abschläge und bereits erbrachte Zahlungen sollten zusammenpassen.

Formale Fehler lassen die zugrunde liegende Forderung nicht automatisch entfallen. Sie können aber die interne Rechnungsprüfung beim Kunden verzögern, Rückfragen auslösen und je nach Vertrag oder Leistungsart auch für Fälligkeit und Durchsetzung Bedeutung gewinnen. Eine Rechnung sollte deshalb nicht nur aus Sicht der Buchhaltung, sondern auch aus Sicht eines späteren Forderungsnachweises geprüft werden.

Fälligkeit und Verzug sollten bewusst gestaltet werden

Ob ein Kunde bereits in Zahlungsverzug ist, lässt sich nicht allein mit dem Blick auf eine überfällige Rechnung beantworten. Grundsätzlich tritt Verzug nach Fälligkeit und Mahnung ein. Eine Mahnung ist jedoch nicht immer erforderlich, etwa wenn ein Zahlungstermin kalendermäßig fest vereinbart wurde oder andere gesetzliche Ausnahmen greifen.

Bei Entgeltforderungen kann Verzug außerdem spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung eintreten. Gegenüber Verbrauchern gilt dies nur, wenn die Rechnung ausdrücklich auf diese Folge hinweist. Vertrag, Rechnung, Kundengruppe und Mahnprozess müssen deshalb aufeinander abgestimmt sein.

Die verbreitete Vorstellung, es seien stets drei Mahnungen erforderlich, ist falsch. Häufig genügt eine eindeutige Zahlungsaufforderung nach Eintritt der Fälligkeit; in bestimmten Fällen ist selbst diese entbehrlich. Befindet sich der Schuldner im Verzug, können Verzugszinsen und grundsätzlich auch erforderliche Kosten der Rechtsverfolgung verlangt werden. Bei Entgeltforderungen zwischen Unternehmen beträgt der gesetzliche Verzugszinssatz neun Prozentpunkte über dem Basiszinssatz.

Ein wirksames Mahnwesen braucht klare Zuständigkeiten

Ein gutes Mahnwesen muss nicht kompliziert sein. Entscheidend ist, dass offene Posten zuverlässig erkannt, Verantwortlichkeiten festgelegt und nächste Schritte nicht bei jedem Vorgang neu ausgehandelt werden. Sinnvoll ist insbesondere eine klare Regelung dazu,

➢ wann eine freundliche Zahlungserinnerung versandt wird,

➢ wann eine rechtlich eindeutige Mahnung folgt,

➢ wer Zahlungszusagen oder Ratenzahlungen vereinbaren darf,

➢ ab welcher Höhe oder Verzögerung die Geschäftsleitung einbezogen wird,

➢ wann Lieferstopp, anwaltliche Prüfung oder gerichtliche Durchsetzung in Betracht kommen.

Zu viele folgenlose Mahnstufen können ebenso nachteilig sein wie eine vorschnelle Eskalation. Der Prozess sollte zwischen einem administrativen Versehen, einer vorübergehenden Zahlungsschwierigkeit und einem ernsthaften Streit über die Forderung unterscheiden.

Nicht jede offene Rechnung ist nur ein Zahlungsproblem

Erhebt der Kunde Einwendungen gegen die Leistung, beruft er sich auf Mängel, fehlende Abnahme, Gegenforderungen oder abweichende Preisabsprachen, reicht ein standardisierter Mahnlauf meist nicht mehr aus. Dann muss zunächst geklärt werden, ob und in welcher Höhe die Forderung besteht und wie sie bewiesen werden kann.

Dafür werden nicht nur Vertrag und Rechnung benötigt, sondern häufig auch Angebote, Bestellungen, Leistungsnachweise, Abnahmeprotokolle, E-Mails und die Dokumentation späterer Änderungen. Je früher diese Unterlagen vollständig vorliegen, desto besser lässt sich entscheiden, ob eine außergerichtliche Lösung sinnvoll ist oder die Forderung konsequent durchgesetzt werden sollte.

Forderungsmanagement ist auch Liquiditätsmanagement

Zahlungsausfälle lassen sich nicht vollständig verhindern. Ein klarer Prozess reduziert jedoch vermeidbare Verzögerungen, verbessert die Planbarkeit und verhindert, dass berechtigte Forderungen wegen unklarer Zuständigkeiten oder unvollständiger Unterlagen liegen bleiben. Forderungsmanagement ist deshalb keine Aufgabe, die erst beim Inkasso beginnt, sondern Teil einer verlässlichen kaufmännischen Organisation.